يستخدم تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي الذكاء الاصطناعي لتحويل المحادثات الشفهية تلقائيًا إلى نص مكتوب. وبدلًا من تدوين الملاحظات أثناء مكالمة فيديو أو محاولة تذكّر ما قيل لاحقًا، يمكن للفرق إنشاء سجل مكتوب للنقاش في الوقت الفعلي.
بالنسبة إلى الشركات ذات الجداول المزدحمة، يغيّر هذا طبيعة الاجتماع نفسها. ويمكن للمشاركين التركيز على النقاش بينما يسجل الذكاء الاصطناعي التفاصيل التي قد يحتاجون إليها لاحقًا.
ما هو تفريغ المكالمات بالذكاء الاصطناعي؟
تفريغ المكالمات بالذكاء الاصطناعي هو استخدام الذكاء الاصطناعي لتحويل الكلمات المنطوقة أثناء مكالمة هاتفية أو مؤتمر مرئي أو اجتماع عبر الإنترنت إلى نص مكتوب.
تستمع التقنية إلى الصوت، وتتعرّف على ما يقوله الأشخاص، وتنشئ سجلًا للمحادثة. وبحسب المنصة، قد تحدد أيضًا المتحدثين المختلفين، وتضيف طوابع زمنية، وتنظم النص، وتجعل السجل قابلًا للبحث.
يطبّق تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي التقنية نفسها على الاجتماعات تحديدًا. وبدلًا من تكليف شخص بتدوين الملاحظات، يمكن لمساعد تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي تسجيل المحادثة تلقائيًا.
وهذا مفيد خصوصًا للشركات التي تقضي جزءًا كبيرًا من أسبوعها في مكالمات المبيعات، واجتماعات المشاريع، ومحادثات العملاء، والمقابلات، أو الدورات التدريبية.
يوفر تفريغ المؤتمرات المرئية للمشاركين أيضًا ما لا توفره صفحة من الملاحظات المكتوبة بخط اليد: سجلًا لما قيل فعلًا. فإذا احتاج شخص إلى التحقق من تفصيل من اجتماع مع عميل يوم الثلاثاء، فبإمكانه الرجوع إلى السجل بدلًا من الاعتماد على الذاكرة أو الملاحظات السريعة.
كيف يعمل تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي؟
1. يحوّل التعرّف على الكلام الحديث إلى نص
الخطوة الأولى هي التعرّف التلقائي على الكلام، أو ASR.
يستمع ASR إلى تدفق الصوت أثناء اجتماع مباشر أو يعالج تسجيلًا بعد انتهاء الاجتماع. ويحدد الكلمات المنطوقة ويحوّلها إلى نص.
جودة الصوت مهمة. فضوضاء الخلفية، والميكروفونات الرديئة، وتداخل الأصوات، واللهجات، والاتصال غير المستقر، كلها عوامل قد تؤثر في دقة التفريغ.
2. يوضح تحديد المتحدثين من قال ماذا
يفصل تحديد المتحدثين بين الأصوات المختلفة في المحادثة. وبدلًا من إنتاج كتلة نصية طويلة واحدة، يمكن للنظام تنظيم السجل بحسب كل متحدث.
في مكالمة مبيعات، على سبيل المثال، يسهل ذلك التمييز بين ما قاله العميل وما قاله مندوب المبيعات. وفي اجتماع فريق، يساعد الموظفين على معرفة الشخص الذي طرح قرارًا أو سؤالًا.
3. تعمل معالجة اللغة الطبيعية على تنقيح السجل
لا يظهر الكلام بصورة منقحة عند تحويله مباشرة إلى نص. فالناس يتوقفون، ويكررون كلامهم، ويغيرون مسار حديثهم في منتصف الجملة، ويستخدمون كلمات الحشو.
يمكن لمعالجة اللغة الطبيعية، أو NLP، أن تساعد في تحويل هذا المحضر الخام إلى نص أكثر قابلية للقراءة. وبحسب مساعد تدوين الملاحظات أو منصة التفريغ، يمكن لـ NLP إضافة علامات الترقيم وتحسين التنسيق وتنظيم المحادثة والمساعدة في إعداد الملخصات.
ما فوائد تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي؟
الفائدة الرئيسية من تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي بسيطة: لم يعد على الأشخاص الاختيار بين المشاركة في محادثة وتوثيقها.
تنشئ نصوص الاجتماعات سجلات قابلة للبحث
فكّر في كل المعلومات المفيدة التي تتضمنها الاجتماعات.
ينشئ المحضر القابل للبحث سجلًا مكتوبًا يمكن للفرق الرجوع إليه لاحقًا. وبدلًا من مشاهدة تسجيل كامل أو سؤال الزملاء عما يتذكرونه، يمكن للموظفين البحث في المحضر عن اسم أو موضوع أو قرار أو كلمة مفتاحية.
بالنسبة إلى الشركات التي تعقد عدة اجتماعات يوميًا، يمكن أن تصبح هذه السجلات القابلة للبحث مصدرًا قيّمًا للمعرفة المؤسسية.
يمكن للتفريغ الآلي أن يوفر ساعات من العمل اليدوي
وجدت Grand View Research أن 62% من المهنيين الذين يستخدمون مساعد الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي وفّروا أكثر من أربع ساعات أسبوعيًا. وتتجاوز حصيلة أربع ساعات أسبوعيًا 200 ساعة على مدى 52 أسبوعًا.
تنسجم هذه النتيجة مع نمط أوسع لاستخدام الذكاء الاصطناعي في العمل. ووجد Microsoft and LinkedIn’s Work Trend Index أن 90% من مستخدمي الذكاء الاصطناعي قالوا إن التقنية ساعدتهم على توفير الوقت، بينما قال 85% إنها ساعدتهم على التركيز على أهم أعمالهم.
بالنسبة إلى الوظائف التي تتطلب حضور اجتماعات كثيرة، يسهل فهم الفائدة. فقد يضطر مدير مشروع يحضر عدة مكالمات يوميًا إلى قضاء وقت إضافي في تدوين الملاحظات أو تنظيم بنود العمل أو البحث عن معلومات في التسجيلات.
كيف تستخدم الشركات التفريغ بالذكاء الاصطناعي اليوم؟
يُستخدم التفريغ بالذكاء الاصطناعي بالفعل في العديد من القطاعات التي تولّد فيها المحادثات معلومات تحتاج إلى التوثيق أو المراجعة أو المشاركة.
استحوذ القطاع الطبي على 34.7% من سوق التفريغ العالمي بالذكاء الاصطناعي في عام 2024، ما يجعله أكبر قطاع ترصده الدراسة. وتشمل الاستخدامات الشائعة التوثيق السريري، ومحادثات الطبيب والمريض، والسجلات الطبية، والرعاية الصحية عن بُعد.
يجري اختصاصيو الرعاية الصحية محادثات غالبًا ما يلزم تحويلها إلى وثائق. ويمكن أن يساعد التفريغ في تسجيل هذه المحادثات، مع ضرورة أن تظل مؤسسات الرعاية الصحية تراعي الدقة والسرية والأمان والمتطلبات التنظيمية قبل أن تقرر كيفية استخدام النصوص المفرغة أو تخزينها.
وتوجد الحاجة الأساسية نفسها في قطاعات أخرى. فقد تحتاج فرق الخدمات المالية إلى سجلات لمناقشات العملاء والاجتماعات الداخلية. وقد تستخدم الجهات الحكومية التفريغ للاجتماعات والمقابلات والإجراءات العامة. وقد تستخدم المدارس والجامعات تفريغ مؤتمرات الفيديو للدروس واجتماعات الموظفين وإتاحة المحتوى. وقد تستخدم فرق المبيعات والخدمة النصوص المفرغة لمراجعة الأسئلة والمتطلبات وملاحظات العملاء.
ما الذي ينبغي للشركات البحث عنه في تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي؟
إذا كان فريقك يقضي يومه على نظام هاتفي للأعمال أو منصة لعقد مؤتمرات الفيديو، فتحقق مما إذا كان التفريغ بالذكاء الاصطناعي مدمجًا بالفعل في تلك البيئة. ويمكن أن يقلل UCaaS المزود بالتفريغ بالذكاء الاصطناعي الحاجة إلى إضافة أداة مستقلة أخرى لكل اجتماع.
ينبغي للشركات أيضًا التحقق من كيفية الوصول إلى النصوص المفرغة والبحث فيها وتنزيلها وإدارتها. فالدقة مهمة، وكذلك الأمان والسرية وضوابط المستخدمين وجودة الصوت الأصلي.
وهذا أيضًا سبب فائدة نظام هاتفي للأعمال مزود بالتفريغ بالذكاء الاصطناعي. فالمكالمات والاجتماعات والتعاون متصلة بالفعل بمنصة الاتصالات، لذا يصبح التفريغ جزءًا من سير العمل المعتاد بدلًا من أن يكون تطبيقًا آخر يتعين على الموظفين تذكّر استخدامه.
يجعل تفريغ الاجتماعات بالذكاء الاصطناعي الاجتماعات مفيدة بعد انتهائها
تُنتج معظم الاجتماعات معلومات أكثر مما يمكن لأي شخص تدوينه بشكل معقول.
يساعد التفريغ الصوتي للاجتماعات بالذكاء الاصطناعي على سد هذه الفجوة. فهو يسجل المحادثات نصيًا، وينشئ سجلًا يمكن للأشخاص البحث فيه لاحقًا، ويقلل الوقت الذي يقضيه الموظفون في تدوين الملاحظات وتنظيمها.
وهذا يعني أن الاجتماع لا يختفي عندما ينقر الجميع على «مغادرة».
تتضمن Sangoma Meet التفريغ الصوتي المدعوم بالذكاء الاصطناعي ضمن تجربة مؤتمرات الفيديو للأعمال، ما يساعد الفرق على تسجيل المحادثات ومراجعة ما قيل دون إضافة تطبيق مستقل آخر للاجتماعات.
إذا كان فريقك يستكشف التفريغ الصوتي للاجتماعات بالذكاء الاصطناعي، فتعرّف على Sangoma Meet، وهي منصة لمؤتمرات الفيديو تتضمن التفريغ الصوتي بالذكاء الاصطناعي. تواصل مع ممثل Sangoma لمعرفة المزيد.