العميل
تقع مدارس Becker في Becker، Minnesota، شمال غرب Minneapolis مباشرة، وتضم نحو 2,800 طالب ونحو 300 موظف. ويتألف الحرم من خمسة مبانٍ منفصلة تضم مئات المكاتب والفصول الدراسية لطلاب الروضة حتى الصف 12.
تقع مدارس Becker في Becker، Minnesota، شمال غرب Minneapolis مباشرة، وتضم نحو 2,800 طالب ونحو 300 موظف. ويتألف الحرم من خمسة مبانٍ منفصلة تضم مئات المكاتب والفصول الدراسية لطلاب الروضة حتى الصف 12.
تحديات الأعمال
كان نظام الاتصالات القديم في Becker School شديد انعدام الكفاءة، وكان يتطلب وجود خادم مخصص في الموقع في كل مبنى. وهذا يعني أن كل مبنى كان يعمل عمليًا كنظام هاتفي مستقل من دون نقطة اتصال مركزية. وكان غياب الميزات المتقدمة أو المستندة إلى الويب أمرًا محبطًا بالقدر نفسه. أما المشكلة الأكثر تكلفة فكانت تعطل النظام باستمرار وارتفاع تكلفة صيانته. تقول Sumre Robinson، مساعدة التكنولوجيا في Becker: «كنا مثقلين بطلبات الخدمة التي كلفت 300 $ على الأقل لكل طلب. ولم تكن هذه الطلبات تقتصر على إصلاح الأعطال، بل كان علينا طلب الخدمة لتنفيذ مهام يومية مثل إضافة خط هاتفي أو تحويله.»
مع ارتفاع تكاليف تشغيل النظام القديم، وتسبب أوقات انتظار مكالمات الخدمة في إزعاج شديد، قررت Becker Schools البحث عن نظام هاتفي ميسور التكلفة وسهل الاستخدام يوفر اتصالًا مستقرًا لجميع المباني. وكان الهدف توحيد الاتصالات في مباني المدارس الابتدائية والمتوسطة والثانوية، والمدرسة الثانوية، وإدارة المنطقة التعليمية، مع خطة للانتقال إلى Unified Communications (UC) في العام التالي. لكن عطلًا غير متوقع في النظام القديم عجّل بجدول ترقية المنطقة التعليمية. وخلال الفصل الصيفي، تعطّل جزء أساسي من نظام Becker Schools، ما ترك معظم الحرم الجامعي بلا إمكانية لاستخدام البريد الصوتي على الإطلاق. ولحل المشكلة بسرعة، تواصلت Becker مع Line 1 Partners، وهو موزع Switchvox يقع في ضاحية Maple Grove بمدينة Minneapolis في MN.
حلول من Sangoma
توضح Robinson: «كانت أولويتنا التركيب السريع. كان أمامنا ستة أسابيع قبل عودة الدراسة في الخريف. وكانت العمليات اليومية حيوية، حتى خلال الفصل الصيفي. استعنا بجهة لترقية واستبدال أكثر من خمسين في المئة من أسلاك cat 3 العتيقة بكابلات cat 5 و6 لدعم VoIP، كما اضطررنا إلى ترقية وتوسيع معدات الشبكة الخلفية لتوفير الطاقة والاتصال الشبكي لهواتف VoIP الجديدة.» ويقول Clayton Schaefer، رئيس Line 1 Partners: «في ذلك الوقت، لم يكن هناك مجال لأي شيء سوى “Rip & Replace”. كان لدينا هدفان رئيسيان: تثبيت منصة تحويل Ethernet حتى نتمكن من تركيب جهاز Switchvox؛ واستبدال المعدات القديمة، التي شملت أكثر من خمسين هاتفًا جداريًا قديمًا يعمل عبر كابلات cat 3 قديمة. واستبدلناها جميعًا بهواتف IP عالية الوضوح.» ويقر Schaefer: «كان هذا مشروعًا كبيرًا شمل ترقية بنية تحتية رقمية كاملة إلى VoIP وتركيب معدات جديدة في مئات المكاتب والفصول الدراسية في أنحاء الحرم الجامعي خلال وقت قصير جدًا. وصلنا بعد فني تركيب الكابلات مباشرة، وتمكنا من الاستفادة من تلك الكابلات المطوّرة لمواصلة العمل. حللنا أيضًا أحجام المكالمات في أنحاء الحرم الجامعي لتحديد طراز الهاتف الأنسب للمعلمين في فصولهم الدراسية، وفي المساحات المشتركة مثل المقاصف والمكتبات، وفي المكاتب الإدارية.»
توضح Robinson: «كانت أولويتنا التركيب السريع. كان أمامنا ستة أسابيع قبل عودة الدراسة في الخريف. وكانت العمليات اليومية حيوية، حتى خلال الفصل الصيفي. استعنا بجهة لترقية واستبدال أكثر من خمسين في المئة من أسلاك cat 3 العتيقة بكابلات cat 5 و6 لدعم VoIP، كما اضطررنا إلى ترقية وتوسيع معدات الشبكة الخلفية لتوفير الطاقة والاتصال الشبكي لهواتف VoIP الجديدة.» ويقول Clayton Schaefer، رئيس Line 1 Partners: «في ذلك الوقت، لم يكن هناك مجال لأي شيء سوى “Rip & Replace”. كان لدينا هدفان رئيسيان: تثبيت منصة تحويل Ethernet حتى نتمكن من تركيب جهاز Switchvox؛ واستبدال المعدات القديمة، التي شملت أكثر من خمسين هاتفًا جداريًا قديمًا يعمل عبر كابلات cat 3 قديمة. واستبدلناها جميعًا بهواتف IP عالية الوضوح.» ويقر Schaefer: «كان هذا مشروعًا كبيرًا شمل ترقية بنية تحتية رقمية كاملة إلى VoIP وتركيب معدات جديدة في مئات المكاتب والفصول الدراسية في أنحاء الحرم الجامعي خلال وقت قصير جدًا. وصلنا بعد فني تركيب الكابلات مباشرة، وتمكنا من الاستفادة من تلك الكابلات المطوّرة لمواصلة العمل. حللنا أيضًا أحجام المكالمات في أنحاء الحرم الجامعي لتحديد طراز الهاتف الأنسب للمعلمين في فصولهم الدراسية، وفي المساحات المشتركة مثل المقاصف والمكتبات، وفي المكاتب الإدارية.»
إضافة إلى نظام الهاتف Switchvox، اشترت Becker Schools أيضًا أكثر من 400 هاتف IP من سلسلة D‑Series من Sangoma. وقد رُكّب خمسة وعشرون من هواتف Sangoma التنفيذية في المكاتب الإدارية للمنطقة التعليمية، لأنها تسجل أعلى مستويات توزيع المكالمات. ومن المزايا الإضافية سهولة تركيب هواتف IP وتهيئتها، ما يوفر الوقت ويزيل أي مشكلات تدريبية. وبمجرد توصيل الهواتف، تعثر تلقائيًا على خادم Switchvox، ما يتيح استخدامها فورًا. يقول Schaefer: «عند النظر إلى الأمر الآن، أعتقد أن أكبر مفاجأة كانت سرعة وكفاءة تولي فريق تقنية المعلومات في Becker إدارة نظام Switchvox. لم يسبق لأي من أفراد الطاقم الفني إدارة نظام اتصالات من قبل. كانوا حديثي العهد تمامًا بـVoIP ولم تكن لديهم سوى خبرة محدودة في برمجة الاتصالات، ومع ذلك لم يحتاجوا إلينا سوى مرة واحدة خلال العام والنصف الماضيين.»
النتائج
«نحن راضون للغاية عن نظام Switchvox»، يقول Robinson. «أستطيع أن أؤكد أن نصائح Line 1 كانت سديدة، وأعتقد أننا اشترينا أفضل نظام لتلبية احتياجاتنا. يمكنني إضافة أي تحويلة أو حذفها أو إعادة تعيينها في أي وقت دون دعم. وعندما احتجت إلى المساعدة، كانت المساندة عن بُعد كافية.» «كنا نعلم أننا نريد نظام البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني لاسترجاع الرسائل، لكننا أردنا أيضًا أن نتمكن من أرشفة تلك الرسائل في البريد الإلكتروني»، يتابع Robinson.
«نحن راضون للغاية عن نظام Switchvox»، يقول Robinson. «أستطيع أن أؤكد أن نصائح Line 1 كانت سديدة، وأعتقد أننا اشترينا أفضل نظام لتلبية احتياجاتنا. يمكنني إضافة أي تحويلة أو حذفها أو إعادة تعيينها في أي وقت دون دعم. وعندما احتجت إلى المساعدة، كانت المساندة عن بُعد كافية.» «كنا نعلم أننا نريد نظام البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني لاسترجاع الرسائل، لكننا أردنا أيضًا أن نتمكن من أرشفة تلك الرسائل في البريد الإلكتروني.»
«أردنا تحيات مسجلة مسبقًا مع شجرة اتصال حتى يمكن توجيه المكالمات إلى القسم أو الأشخاص المناسبين، وأردنا تحيات آلية تتضمن خيارات متعددة عبر لوحة المفاتيح. لدينا كل ذلك وأكثر.» اكتشف Robinson بسرور بعض المزايا غير المتوقعة في Switchvox. كانت إحداها إمكانية تسجيل المكالمات، التي ثبت أنها ميزة كثيرة الاستخدام في نظام هاتف مدرسي. وكانت الميزة الأخرى أن إعداد الهاتف يبقى مرتبطًا بالهاتف أينما نقلته، دون الاعتماد على خط هاتف مادي. «في النظام القديم، لم يكن جميع الموظفين قادرين على الوصول إلى البريد الصوتي أو البريد الإلكتروني. أما الآن فيمكنهم ذلك»، يقول Robinson. «يحقق Switchvox وفورات كبيرة لأنه ألغى كل زيارات الخدمة المكلفة تلك. والآن، بدلًا من الحاجة إلى شخص يأتي لنقل الهواتف والتحويلات فعليًا وإعادة تهيئة كل هاتف، يمكنني القيام بذلك بنفسي!»