Sangoma Fournit une Solution UC à l'Échelle du Campus en 6 Semaines pour Becker Schools

The Customer

Basée à Becker, Minnesota, juste au nord-ouest de Minneapolis, Becker Schools compte environ 2 800 élèves et un personnel d'environ 300. Le campus se compose de cinq bâtiments distincts abritant des centaines de bureaux et de salles de classe pour les élèves de la maternelle à la 12e année.

Business Challenges

Le système de communication obsolète de Becker School était extrêmement inefficace et exigeait que chaque bâtiment dispose d'un serveur dédié sur place. Cela signifiait que chaque bâtiment fonctionnait essentiellement comme un système téléphonique autonome sans point centralisé de communication. De même frustrant était l'absence de fonctionnalités avancées ou basées sur le web. Le problème le plus coûteux était que le système était constamment en panne et devenait cher à entretenir. « Nous étions submergés par des appels de service qui, à la minimum, coûtaient 300 $ chacun », déclare Sumre Robinson, assistant technologique de Becker. « Ce n'était pas seulement pour réparer des choses. Nous devions appeler un service pour des activités quotidiennes comme ajouter ou rediriger une ligne téléphonique. »

Avec les coûts d'exploitation du système hérité qui grimpaient et les temps d'attente pour les appels de service qui causaient de graves désagréments, Becker Schools a décidé de rechercher un système téléphonique abordable et facile à utiliser qui offrirait une connectivité stable à tous les bâtiments. L'objectif était d'unifier les communications sur le campus pour les bâtiments de l'école primaire, intermédiaire, secondaire, lycée et l'administration du district, avec un plan pour passer à la Unified Communications (UC) l'année suivante. Cependant, une panne inattendue du système hérité a accéléré le calendrier de mise à niveau du district scolaire. Au cours de la session d'été, une partie vitale du système de Becker Schools s'est écrasée, les laissant complètement sans capacités de messagerie vocale dans la plupart du campus. Pour résoudre rapidement le problème, Becker a contacté Line 1 Partners, un revendeur Switchvox situé dans la banlieue de Maple Grove à Minneapolis, MN.

Solutions From Sangoma

« Notre priorité était une installation rapide », explique Robinson. « Nous avions six semaines avant le retour des cours à l'automne. Les opérations quotidiennes étaient critiques, même pendant la session d'été. Nous avons engagé quelqu'un pour mettre à niveau et remplacer plus de cinquante pour cent de nos câblages cat 3 archaïques par du câble cat 5 et 6 pour supporter VoIP, et nous avons dû mettre à niveau et étendre notre équipement réseau de back‑end afin de fournir l'alimentation et la connectivité réseau à nos nouveaux téléphones VoIP. » « À ce moment-là, il n'y avait pas de temps pour autre chose que le « Rip & Replace », » déclare Clayton Schaefer, président de Line 1 Partners. « Nous avions deux objectifs principaux : stabiliser la plateforme de commutation Ethernet afin de pouvoir installer l'appareil Switchvox ; et remplacer l'équipement obsolète, qui comprenait plus de cinquante anciens téléphones muraux fonctionnant sur de vieux câbles cat 3. Nous les avons tous remplacés par des téléphones IP haute définition. » « C'était un gros projet englobant la mise à niveau d'une infrastructure numérique entière vers VoIP et l'installation de nouveaux équipements dans des centaines de bureaux et de salles de classe sur tout le campus en si peu de temps », admet Schaefer. « Nous sommes arrivés juste après l'installateur de câbles, mais nous avons pu tirer parti de ce câble mis à niveau pour avancer. Nous avons également analysé le volume d'appels sur le campus pour déterminer quel modèle de téléphone fonctionnait le mieux pour les enseignants dans leurs salles de classe, dans les espaces communautaires comme les cafétérias et les bibliothèques, et dans les bureaux administratifs. »

En plus du système téléphonique Switchvox, Becker Schools a également acheté plus de 400 téléphones IP D‑Series de Sangoma. Vingt‑cinq des téléphones exécutifs Sangoma ont été installés dans les bureaux administratifs du district puisqu'ils ont les niveaux de distribution d'appels les plus élevés. En prime, les téléphones IP sont faciles à installer et à configurer, ce qui permet d'économiser du temps et d'éliminer tout problème de formation. En branchant simplement les téléphones, ils trouvent automatiquement le serveur Switchvox, vous permettant de les utiliser immédiatement. « En rétrospective, je pense que la plus grande surprise est la rapidité et la dextérité avec lesquelles le personnel informatique de Becker a pris en charge le système Switchvox », déclare Schaefer. « Aucun membre du personnel technique n'avait jamais administré un système de télécommunications auparavant. Ils étaient complètement nouveaux à VoIP et n'avaient qu'une expérience modeste en programmation télécom, et pourtant, au cours de l'année et demie écoulée, ils n'ont eu besoin de nous qu'une seule fois. »

The Results

« Nous sommes extrêmement satisfaits du système Switchvox », déclare Robinson. « Je peux confirmer que les conseils de Line 1 étaient solides, et je pense que nous avons acheté le meilleur système pour nos besoins. Je peux ajouter, supprimer et réaffecter n'importe quelle extension à tout moment sans support. Les fois où j'ai eu besoin d'aide, l'assistance à distance a suffi. » « Nous savions que nous voulions le système de messagerie vocale vers e‑mail afin de récupérer les messages, mais nous voulions également pouvoir archiver ces messages dans l'e‑mail », poursuit Robinson.

« Nous voulions des salutations préenregistrées avec un arbre d'appels afin que les appels puissent être distribués au département ou aux personnes appropriées, et nous voulions des salutations automatisées avec plusieurs options de touche. Nous avons tout cela et plus. » Il y avait quelques commodités inattendues de Switchvox que Robinson était ravi de découvrir. L'une était la capacité d'enregistrer les appels, ce qui s'est avéré être une fonction très utilisée dans un système téléphonique scolaire. L'autre avantage était le fait que la configuration du téléphone reste avec le téléphone, peu importe où vous le déplacez, sans dépendance à une ligne téléphonique physique. « Sur l'ancien système, tous les employés n'avaient pas accès à la messagerie vocale ou à l'e‑mail. Maintenant, ils le peuvent », déclare Robinson. « Il y a des économies significatives avec Switchvox car il a éliminé tous ces appels de service coûteux. Désormais, plutôt que d'avoir besoin de quelqu'un pour venir physiquement déplacer les téléphones et les extensions et reconfigurer chaque téléphone, je peux le faire moi‑même !"