Comment St. Louis Foods a économisé des centaines de dollars grâce à Switchvox Cloud

Le client

Fondé dans le Missouri, St. Louis Foods est un fournisseur de produits alimentaires annexes pour les restaurants commerciaux à travers le Midwest. Pendant des décennies, il était situé dans un vieux bâtiment avec ce que les employés appelaient « câblage spaghetti » et un système téléphonique numérique de 20 ans qui ne disposait même pas de fonctionnalités de base comme l’identification d’appelant et la messagerie vocale.

Défis commerciaux

Après la faillite de leur fournisseur téléphonique d’origine, St. Louis Foods a eu du mal à trouver quelqu’un connaissant la technologie de leur ancien système téléphonique ou disposant de pièces de rechange héritées. « Il est impossible de décrire exactement à quel point l’ancien système était obsolète et déroutant », déclare Matt Rygelski, revendeur Switchvox chez PhoneWire à Fairview Heights, Illinois. « Je me suis retrouvé principalement à utiliser des téléphones de rechange et limité par des étiquettes peu fiables et un enchevêtrement complet de câblage téléphonique presque impossible à tracer. Les câbles étaient scotchés à des téléphones cassés et l’ancien administrateur téléphonique avait utilisé du correcteur pour en étiqueter beaucoup ! » Tout cela a changé lorsque la nouvelle génération de propriétaires a repris le distributeur alimentaire bien établi et a relocalisé les installations dans une zone nouvellement revitalisée de la ville voisine de Belleville, Illinois. Avec le nouvel emplacement est venu un espace de bureau moderne avec câblage fibre optique, nouveaux sols, peinture fraîche, mobilier de bureau mis à jour et ordinateurs modernisés. Tout ce dont St. Louis Foods avait besoin était un système téléphonique moderne pour accompagner tout cela. Ils avaient toutefois une demande unique. Malgré leur nouvelle localisation en Illinois, ils ont demandé de conserver leur indicatif 314 afin de maintenir leur statut historique en tant qu’entreprise de St. Louis. « Cette fonctionnalité d’indicatif était importante pour nous », déclare Mike Truran, vice-président de St. Louis Foods. « Une certaine dévaluation de la marque accompagne le déplacement dans un autre état, et il y a de nombreux avantages à rester perçu comme une entreprise locale de St. Louis. Nous savions qu’il fallait être pragmatique, mais il était important pour nous de continuer à refléter ce numéro 314 sur les appels entrants et sortants. Nous étions déterminés à faire fonctionner cela de manière positive. »

Solutions de Sangoma

Sur la base de son expérience avec l’entreprise et de sa compréhension de leurs objectifs et exigences, Rygelski a guidé St. Louis Foods à travers plusieurs options téléphoniques, y compris l’estimation d’un système VoIP basé sur les locaux et la considération d’un système téléphonique numérique amélioré. Ce dernier était une option relativement peu coûteuse mais ne répondait pas suffisamment aux problèmes futurs. En fin de compte, St. Louis Foods voulait mettre fin aux réparations en ruban adhésif et trouver une solution abordable à leurs problèmes. « Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas », déclare Truran. « Cependant, mon objectif n’était pas de dépenser cinq chiffres sur un système téléphonique de remplacement qui, dans dix ans, lorsque ce système sera vieux et que nous aurons besoin de quelque chose de plus à jour technologiquement, nous obligera à payer encore une fois une somme à cinq ou six chiffres pour un système plus récent afin d’atteindre nos objectifs. » Dans cette optique, Rygelski n’a pas hésité à recommander Switchvox Cloud, le PBX hébergé primé et la solution de Communications Unifiées (UC) complète. « Maintenant que nous avons Switchvox Cloud, cela vous oblige vraiment à réévaluer les défis de posséder votre propre système téléphonique », déclare Truran. « Nous possédions notre ancien système téléphonique et toutes les galères qui l’accompagnaient. Nous n’avions aucun support technique. Si les téléphones cessaient de fonctionner, tout ce que nous pouvions faire était d’appeler la compagnie téléphonique, et cela ne nous donnait jamais de réponses rapides. » Switchvox Cloud est également essentiel pour préparer l’entreprise à une croissance future. « Ils avaient besoin de beaucoup de flexibilité, et bien que leur nouveau bâtiment de bureaux leur donne de l’espace pour grandir, leur système téléphonique ne le faisait pas », explique Rygelski. « S’ils voulaient ajouter un téléphone ou déplacer un téléphone d’un endroit à un autre, ils devaient appeler un technicien pour tracer tout ce câblage dans l’espoir de trouver une prise libre. L’ancien système était plein, et ils avaient atteint un point où la seule façon d’ajouter plus de téléphones était d’acheter des modules d’extension ou des cartes. » Le temps et les ressources humaines qu’une entreprise souhaite consacrer à la gestion d’un système télécom sur site sont également significatifs. « Un numéro de téléphone, et nous gérons tout leur support et programmation de routine », déclare Rygelski. « Avec Switchvox Cloud, tout le contrôle se fait à l’extérieur. En une journée, tout est en ligne, et les téléphones sont branchés et fonctionnent. Toute fonctionnalité que le client peut imaginer est configurée pour eux, comme l’intégration avec le logiciel interne et les paramètres d’applications mobiles, la configuration de l’accueil automatique, de l’IVR, des arbres d’appel et des restrictions de fournisseurs. De plus, le serveur du client est dans le cloud, donc ils ont une redondance complète et une sauvegarde d’urgence sans avoir besoin d’investir et de configurer un secours froid sur site. » conclut Rygelski.

Les résultats

Afin de maintenir un indicatif extérieur sans toutes les complexités des coûts mensuels de ligne, PhoneWire a mis en place un renvoi d’appel utilisant un Service de Communications Personnalisé (PCS). Lorsque les appels proviennent de l’ancien indicatif 314 de St. Louis, ils sont automatiquement transférés vers le nouvel indicatif 618 de Belleville. Grâce à ce service de renvoi d’appel, les appelants de St. Louis ne sauront jamais qu’ils appellent l’entreprise en Illinois. « Un autre avantage que nous apprécions vraiment sont les fonctionnalités de rapport d’appel », déclare Truran. « En tant que gestionnaire, avec l’ancien système, je n’avais jamais aucun moyen de savoir qui appelait ou combien d’appels personnels et professionnels les employés recevaient ou faisaient. Je ne pouvais pas non plus suivre ou analyser les tendances, comme quels jours nous recevions le plus de trafic téléphonique et quels types d’appels ils étaient. Avoir ces fonctionnalités nous aide à analyser notre volume d’appels et à prendre de meilleures décisions de dotation. » Truran apprécie également la possibilité d’accéder à ses messages vocaux via son e‑mail sur l’application mobile Switchvox. « Switchvox Cloud vous permet d’emporter votre bureau avec vous lorsque vous voyagez, où que vous alliez », déclare Truran. « Bien sûr, économiser de l’argent ne peut jamais être sous-estimé », poursuit Truran. « Je sais avec certitude que nous avons économisé plusieurs centaines de dollars par mois sur les frais d’équipement et de location grâce à notre nouveau système téléphonique Switchvox Cloud. »